Aujourd’hui, le but premier du Space Planning n’est pas nécessairement de gagner de la place mais de réaménager les lieux de vie, de créer des nouveaux points de rencontres et d’échange (espaces conviviaux de détente, cafétéria, espaces de jeux, salles de réunions mieux adaptées…). Le but est de repenser l’espace de l’entreprise afin d’y intégrer de nouveaux éléments essentiels à la vie d’aujourd’hui en entreprise.
07Déc2017
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Qu’est-ce-que le Space Planning ?
Les éléments clés d’un bon Space Planning en 2017 sont :
- identifier le ou les postes types qui permettront d’optimiser les espaces de bureaux et travailler sur l’ergonomie et la fonctionnalité
- Repenser l’identité de l’entreprise (en terme de matériaux, de couleurs, d’espaces…)
- Améliorer la qualité des espaces de travail et de détente
- Structurer les différents espaces occupés
- Repenser les liaisons entre les services pour faciliter les échanges
- Adapter l’espace de travail aux nouvelles technologies et nouveautés en matière d’architecture intérieure (phone box…)
- Permettre aux salariés de s’impliquer dans un projet commun
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Quelles étapes suivre pour un Space Planning efficace aujourd’hui ?
- La première étape – primordiale – est de prendre en compte la législation en vigueur. Avoir recours à un Space Planner est important car il vérifiera en profondeur les possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans vos nouveaux locaux (capacité d’accueil, règles de sécurité…).
- Il s’attachera également à vérifier l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage et de nombreux autres éléments afin de les mettre en adéquation avec l’utilisation de vos espaces, de réduire vos coûts et de protéger notre planète.
- Lorsque les éléments techniques auront été inspectés, il sera possible d’étudier les plans d’aménagement et la disposition des différents services afin d’améliorer les liaisons entre les différents salariés.
- Selon la politique de votre entreprise, vous pourrez installer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie – comme c’est le cas aujourd’hui dans de nombreuses start-up et jeunes entreprises – ou au contraire vous attacher à prévoir des espaces bien distincts pour mettre en lumière l’organigramme de votre entreprise. Les plans d’aménagement devront également intégrer les espaces d’accueil, de détente, d’échanges, de réunions et de restauration. Afin d’être logiques et cohérents dans votre organisation.
- Après cela, vous pourrez passer à la dernière phase du Space Planning : l’aménagement en tant que tel : cloisonnements éventuels, choix du mobilier et des couleurs, architecture intérieure… Cette dernière phase sera la plus apparente, il est donc nécessaire de ne pas la négliger.
- De plus, c’est une étape importante à travailler en amont avec vos employés pour ne pas leur imposer un matériel et une disposition qui ne conviendraient pas à leurs habitudes de travail.
- En effet, l’un des aspects fondamentaux du Space Planning est l’optimisation – des locaux bien sûr – mais également du temps et du bien-être de vos employés. Échangez avec eux au sujet de leurs contraintes et de leurs besoins en matière de rangements, de connexion avec les autres services, d’accueil de la clientèle, de sécurité et de confidentialité… Rien ne doit être laissé au hasard.
Travailler mieux, travailler ensemble
- Cette réorganisation de l’espace de travail ne sera pas sans conséquence pour vous et pour vos salariés. Il sera important de ne pas négliger la présentation finale. Pourquoi ne pas proposer une journée porte ouverte afin de présenter les nouveaux locaux aux salariés ? Vous pouvez également préparer un document d’informations pour annoncer l’aménagement à vos partenaires et éventuellement vos clients, notamment s’ils prévoient de se déplacer dans vos locaux.
- L’optimisation des locaux de travail aura un impact durable et positif sur tous les acteurs de votre entreprise à condition d’être réalisée correctement. Il ne s’agit pas d’un simple déménagement ou de l’ajout ou la suppression de certains éléments de matériel. Le Space Planning est un véritable exercice de style pour faire parler de vous et de l’identité de votre société.
- Organisation des Données (m²/ communication / Inventaire du mobilier actuel et recyclage/ agencement actuel) Espace (cloisonné/ semi-ouvert / ouvert) Immeuble (gestion des fluides / Intégration des nouvelles technologies) Flexibilité: mode constructif,
- Ergonomie Sécurité: normes Incendies (ERP…), circulations, sortie de secours, premiers secours (passage de civière …) Santé: aération, ventilation, lumière naturelle, acoustique, couleurs Confort: Intimité, Identité du groupe, vue sur l’extérieur
- Techniques Câblage: plancher technique, dalles plafond, périphérie Alimentation d’air: naturelle, température contrôlée, air conditionné… Eclairage: indirect, zénithal Acoustique: respect des normes (45 à65 db)
- Economie Gain de surface: trame du bâtiment, plateaux libres de murs porteurs, plancher technique, délocalisation de certaines surfaces (archives), partage de surface (Temps plein, temps partagés, nomades…), sous-traitance de certains métiers (Facilities Management) Facilité d’accès: parking, transport collectifs, commerces de proximité (crèche, teinturiers, coiffeurs)